A 13 de Setembro de 2018, na sequência do plano estratégico de modernização do sistema judicial e de registos (o denominado plano Justiça + Próxima) foi publicada a Portaria n.º 259/2018. Esta Portaria surge assim no âmbito da estratégia do Governo de proceder a uma melhoria do relacionamento dos cidadãos com a Administração Pública e de modernização dos serviços públicos mediante a simplificação dos procedimentos e do acesso a dados relevantes.

Tendo o Decreto-Lei nº 52/2018 alterado, a 25 de Junho, o regime jurídico do Registo Nacional de Pessoas Colectivas estabelecendo, assim, que a informação referente a determinadas entidades pode ser disponibilizada em suporte electrónico, mediante uma certidão permanentemente actualizada, a Portaria vem, no seguimento deste Decreto-Lei, regulamentar o âmbito da referida certidão online, as condições de acesso à mesma, o respectivo prazo de validade e os emolumentos devidos por este serviço.

A certidão permanente electrónica vem permitir a reprodução dos actos e factos em vigor em relação às seguintes entidades:

• Associações;
• Fundações;
• Sociedades civis e comerciais;
• Cooperativas;
• Empresas públicas;
• Agrupamentos complementares de empresas;
• Agrupamentos europeus de interesse económico, bem como quaisquer outros entes colectivos personalizados, sujeitos ao direito português ou ao direito estrangeiro, que habitualmente exerçam actividade em Portugal;
• Representações de pessoas colectivas internacionais ou de direito estrangeiro que habitualmente exerçam actividade em Portugal;
• Organismos e serviços da Administração Pública, não personalizados, que constituam uma unidade organizativa e funcional.

A subscrição a esta certidão permanente electrónica apresenta vantagens nomeadamente:

• O facto de ser mais simples do que a certidão em papel;
• Sendo solicitada através de sítio na Internet da área de justiça permite evitar as deslocações aos serviços;
• Sendo actualizada permanentemente, permite conferir uma maior transparência à informação relativa à inscrição de pessoas colectivas;

O pedido de certdão deverá ser efectuado através de sítio na Internet da área da justiça sendo que este deverá permitir as seguintes funcionalidades:

• O preenchimento electrónico dos elementos necessários ao pedido;
• A identificação do utilizador e requerente da certidão;
• A certificação da data, hora e estado do pedido;
• O pagamento dos encargos devidos por via electrónica;
• O envio de avisos por correio electrónico ao requerente da certidão, ou sempre que possível, por short message servisse (SMS).

No momento do pedido, o requerente deve:

• Proceder à sua identificação indicando o nome ou a firma e o respectivo endereço de correio electrónico;
• Indicar o número de identificação fiscal, o número de identificação bancária e o contacto telefónico.

Submetido electronicamente o pedido, é gerada uma referência de pagamento dos encargos devidos pela certidão devendo esse pagamento ser efectuado no prazo de 5 dias úteis.

Efectuado o pedido e confirmado o pagamento dos encargos devidos, será disponibilizado ao requerente um código que permitirá visualizar a certidão permanente durante o prazo de validade da respectiva certidão.

O prazo de validade referido no parágrafo anterior reporta-se ao prazo de subscrição ao serviço de certidão online de inscrição de pessoa colectiva. A subscrição pode ter a duração de um, dois, três ou quatro anos: sendo subscrita por um ano terá o custo de 25€, por dois anos terá o custo de 30€, por três anos o custo de 40€ e por quatro anos o custo de 50€.