Após ter entrado em vigor a Resolução do Conselho de Ministros n.º 55-A/2020, de 31 de Julho (RCM), a declarar a situação de contingência e alerta no âmbito da pandemia, o Ministro da Economia e da Transição Digital veio esclarecer, através do Despacho n.º 7900-A/2020, de 12 de Agosto, que podem ser realizadas em todo o País as celebrações e outros eventos que impliquem uma aglomeração de pessoas em número superior a 20 ou 10 pessoas, consoante a situação declarada no local e não obstante a ausência de orientações específicas definidas pela Direcção-Geral de Saúde (DGS).

Neste sentido, e tendo em conta a publicação do referido despacho, versaremos sobre as orientações específicas a ter conta na organização de eventos corporativos, previstas no referido Despacho n.º 7900-A/2020, de 12 de Agosto.

O que são eventos corporativos?

Consideram-se eventos corporativos as reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas, destinados aos membros ou colaboradores da instituição organizadora ou abertos ao público ou a terceiros, seja mediante convite ou por inscrição aberta, com ou sem cobrança de qualquer quantia aos participantes ou expositores, que sejam realizados em espaços adequados para o efeito, sejam estes propriedade da entidade organizadora ou de terceiros.

Estão excluídas desta definição as reuniões internas de uma organização ou empresa no contexto normal da actividade.

Quais os cuidados gerais a ter na organização destes eventos?

Devem ser observadas as seguintes regras gerais em vigor, sem prejuízo das demais que sejam aplicáveis:

• As regras de ocupação, permanência, distanciamento físico e de higiene, bem como a disponibilização e utilização de soluções desinfectantes cutâneas nas entradas e saídas dos espaços e recintos, bem como no seu interior, e em localizações adequadas para a desinfecção de acordo com a organização de cada espaço;
• A utilização de máscaras ou viseiras sempre que em espaços fechados quando não estejam, em momento de refeição ou no uso da palavra, o que se aplica tanto aos participantes destes eventos como aos elementos da organização;
• A utilização do local do evento apenas pelo tempo necessário;
• A definição, sempre que possível, de circuitos separados de entrada e saída dos espaços;
• A promoção pelos organizadores da limpeza e desinfecção periódica dos espaços, equipamentos, objectos e superfícies com as quais tenha havido um contacto intenso;
• A promoção pelos organizadores da limpeza e desinfecção antes e após cada utilização ou interacção pelos participantes dos equipamentos, objectos, superfícies, produtos e utensílios em contacto directo;
• A promoção pelos organizadores da contenção do toque em produtos ou equipamentos;
• A utilização de barreiras de protecção nos postos de atendimento ou stands;
• A manutenção dos sistemas de ventilação para que não exista a recirculação de ar;
• A promoção pelos gestores, gerentes e proprietários dos espaços de:
  • Gestão equilibrada dos acessos do público de acordo com o acima exposto;
  • Monitorização das recusas de acesso do público no sentido de evitar a concentração de pessoas na entrada dos espaços;
  • Observação de outras regras definidas pela DGS que se revelem de aplicação pertinente.

Exposições, feiras comerciais ou de artesanato

Nestes eventos, devem ser especialmente observadas as seguintes regras:

• Deve ser estabelecido um mecanismo de controlo de acessos que assegure a ocupação máxima indicativa de 0,05 pessoas por m² de área, com a excepção dos organizadores e outro pessoal afecto à organização;
• Devem ser adoptadas medidas que assegurem uma distância mínima de 2 metros entre as pessoas, designadamente em filas de espera ou locais de concentração do público.

Conferências, seminários, palestras ou similares, realizados em locais com as características de auditório, sala de espectáculos, anfiteatros, sala de congresso ou semelhantes

Nestes eventos, devem ser especialmente observadas as seguintes regras:

• A ocupação dos lugares sentados deve ser efectuada com um lugar de intervalo entre pessoas que não sejam coabitantes, sendo a fila anterior e seguinte ocupada mediante lugares desencontrados;
• Deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos 2 metros entre o palco ou palanque, quando exista, e a primeira fila de espectadores, devendo os intervenientes em palco evitar o contacto físico e manter o distanciamento recomendado.

Conferências, seminários, palestras ou similares,

realizados em recintos ao ar livre

A lotação do recinto deve observar as regras previstas para a utilização desses recintos previstas na RCM e, em especial, as seguintes orientações:

• Os lugares serem preferencialmente sentados e, em qualquer caso, previamente identificados, cumprindo um distanciamento físico entre espectadores de 1,5m;
• Deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos 2 metros entre o palco ou palanque, quando exista, e a primeira fila de espectadores.

Eventos corporativos realizados em espaços ou recintos ao ar livre

Nestes eventos, devem ser observadas, em especial, as regras previstas para a realização de feiras e mercados, designadamente:

• Para cada espaço ou recinto ao ar livre, deve existir um plano de contingência para a COVID-19, o qual deve conter um procedimento operacional sobre as acções a desencadear em caso de doença, sintomas ou contacto com um caso confirmado da doença COVID-19;
• Devem ser implementadas medidas de acesso e circulação relativas à gestão dos acessos aos espaços ou recintos dos eventos, de modo a evitar uma concentração excessiva de pessoas, quer à entrada, quer no seu interior;
• Deve ser elaborado um plano de limpeza e de higienização dos recintos e espaços dos eventos.

Adicionalmente, fica também esclarecido que:

• As áreas de consumo de bebidas e alimentos integradas no âmbito dos eventos corporativos devem observar as normas previstas para os estabelecimentos de restauração e similares, bem como as regras e instruções definidas pela DGS para a restauração;
• As orientações apresentadas são cumulativamente aplicáveis no caso de eventos corporativos que se enquadrem nas diversas situações, excepto em caso de manifesta incompatibilidade, caso em que prevalece a solução especial;
• Quanto aos eventos corporativos a realizar noutro tipo de locais, estes devem ser precedidos de uma avaliação de risco pelas autoridades de saúde locais, a averiguar a viabilidade e condições de realização.

Finalmente, este despacho mantém-se válido mesmo que a RCM seja revogada, desde que o diploma revogatório que a substitua continue a prescrever solução normativa equivalente.